ものが減り、身軽になり、時間も生む。それが、ペーパーレスの力。
シンプルライフ、ビューティフルライフ、ノマドライフ。僕が目指す「3つのライフ」を実現する手段として、ペーパーレスは実に欠かせないライフハックだ。
ごちゃごちゃと書類に囲まれた暮らしよりも、シンプルで美しい環境で暮らしたいし（＝シンプルライフ＆ビューティフルライフ）、いつでも身軽に旅に出てどこでも欲しい情報にアクセスしたい（＝シンプルライフ＆ノマドライフ ）。ということで、僕がこれまで実践してきたペーパーレス化（データ化）の方法をご紹介。
ドキュメントスキャナーで一気にPDF化
ペーパーレス化に欠かせないアイテム、それがドキュメントスキャナー。僕のペーパーレス生活は、このドキュメントスキャナーのおかげで成り立っている。僕が愛用するドキュメントスキャナーが、写真にもあるCanon DR-P215II
というモデル。2014年発売モデルながら、現役生産中のモデルである。
ドキュメントスキャナーは、なんといってもスピーディーかつ簡単に大量の書類をデータ化できるのが魅力。DR-P215IIの場合は、一度に20枚の紙をセットでき、自動で1枚ずつ、しかも一気に両面をスキャンしてくれる。これは本当に便利だ。
また、引き出しや書棚の隙間に収まるコンパクトなサイズ感も嬉しい。上位機種になると、より一度に多くの書類をセットできたり、スキャンスピードが上がったりと確実に性能は上がるが、その分サイズもぐっと大きくなる。
逆に、より小さいモバイルタイプもあるが、今度は用紙送りの精度が低くなるなど基本動作の部分でデメリットが出てくる。そして、そもそもスキャナを持ち運ぶことなんてそうそうないので、機能を犠牲にしてまで小さくある必要もない。ということで、収納性の高い手頃なサイズ感で基本能性をしっかり満たすこのDR-P215IIが、ミニマリスト的におすすめのモデルなのだ。
スマホでサクッと画像化
続いては、最も手軽なペーパーレス化、スマホのカメラで撮影するという方法だ。めちゃくちゃ手軽なのだが、データサイズが重く、視認性が低く、検索性も悪いので長期保存には向かない。ということで、短期的に必要な情報のメモ代わりぐらいに考えるのがベストだ。
ウェブからダウンロードでポチッとペーパーレス化
「いつか使うかも」と思うがほぼ使わない。なのに、いざ使おうと思ったときには「見つからない」。そんな存在の代表格、取扱説明書。今どきは、大抵の取扱説明書がウェブサイトからダウンロードすることができる。ドキュメントスキャナーでスキャンしても良いが、「製品の型番 説明書」でググれば大抵引っ掛かるのでその方が早く、データ容量も軽い。
ウェブ明細で勝手にペーパーレス化
公共料金、携帯電話、クレジットカード、さらには保険証券などなど、最近はあらゆる明細書類が「ウェブ明細」に対応している。中には、ウェブ明細にすることでディスカウントされるものまである。自らスキャンする手間も省け、ディスカウントでお得に、そして紙も無駄にならず、配送に関わるエネルギー消費までもが抑えられる。ウェブ明細は地球を救う、とまでは言わない。だが、ウェブ明細は企業、ユーザー、地球環境、様々な視点から見て実に合理的なシステムなのだ。
電子書籍でどこでも読書
最後は、ちょっと視点が変わるが電子書籍の話。僕は、書籍はAmazonのKindleアプリを入れたiPadまたはiPhoneで、雑誌は楽天マガジンアプリを入れたiPadで読んでいる。もちろん、「紙であることが価値」の本や雑誌は紙で購入するが、大抵の書籍は電子版を購入する。何より「いつでも、どこでも、読みたい本が読める」という携帯性の高さが、ノマドライフを送るミニマリストには嬉しいところ。
ちなみに、「自炊」と言って手持ちの本を分解してドキュメントスキャナーでスキャンする方法もあるが、僕はおすすめしない。データ量が多いし、何よりも読みにくい。そして、本を分解するという行為がなんとなく本に対して失礼な、美しくない行為に思えてしまうのだ。
データをクラウドに保存してこそのペーパーレス化
これらの方法でペーパーレス化（データ化）したデータは、全てクラウドに保存している。なお、僕が愛用するクラウドサービスはDropbox。GoogleDrive、iCloudDrive、OneDrive、Evernoteなどなど、あらゆるクラウドサービスを試してきたが、結局Dropboxが一番だ。機能がシンプルで、動作の安定性がずば抜けて高い。逆に、ペーパーレス化したデータの保存先として有名なクラウドサービスはEvernoteだと思うが、僕は昔からEvernoteが苦手で現在は全く使っていない。
さて、データをクラウドに保存する理由。それは、「いつでも、どこでも、欲しい情報にアクセスできる」という身軽さを得ることができるからだ。このクラウド保存によって、ペーパーレス化の価値が100倍に高まると思っている。例えば、仕事で使うあらゆる書類をクラウドに保存しておけば、出先で「あの資料持ってくるの忘れて仕事が進まない！」なんてことは起こらない。また、急に「〇〇さんの連絡先が知りたい！」という場面でも、名刺をクラウドに保存しておけばいつでも連絡先を引き出せる。
検索性が上がる
ペーパーレス化の分かりやすい恩恵は、ものが減るということ。しかし、ペーパーレス化にはあと2つの恩恵がある。1つは、上記のクラウド保存によって得る「身軽さ」だ。そして、もう1つが「検索性の向上」だ。
僕の愛用するドキュメントスキャナー、DR-P215IIの場合、付属のスキャンアプリにはOCR機能がついている。このOCR処理によって、スキャンしたPDF書類の中の文字情報がデータ化され、検索可能になる。例えば、村田一樹さんの名刺をスキャンしたとして、データのタイトルは自動で生成された「2018年2月8日.pdf」のまま保存したとする。もし、OCR処理されていなければ、タイトルに村田一樹の名前が無いため、「村田一樹」で検索をしても引っかからない。でも、OCR処理されたPDFであれば、名刺の中に印字されている村田一樹の文字が検索可能なデータになっているため、「村田一樹」で検索してもちゃんと「2018年2月8日.pdf」のデータが引っかかるのだ。
ペーパーレス→断捨離→ものが減る→身軽になるまでは分かりやすい流れだが、実はそれと合わせて「検索性の向上」＝「もの探しをする時間の削減」＝「時間を生む」という素晴らしい恩恵を持っているのだ。
ものが減り、身軽になり、時間も生む。
ペーパーレス化されていない状況からペーパーレス化を進めるのは、なかなかの根気が必要だ。しかし、一度ペーパーレスの流れに乗ってしまえば、ものが減り、身軽になり、そして時間も生まれるのだ。ちょっとずつ、できるところから、ペーパーレス生活を初めてみてはいかがだろうか。
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Canon ドキュメントスキャナ imageFORMULA DR-P215II
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